با وجود روند رو به افزایش تعداد ورزشکاران و علاقه‏ ی بیش از حد به ورزش و تناسب اندام، این روزها تعداد افرادی که به باشگاه می‎روند، بیشتر از گذشته شده است. با افزایش تعداد مشتریان، مدیریت باشگاه ها برای پرسنل سخت‎تر می‌شود. به خصوص در مورد حضور غیاب پرسنل و ورود و خروج ورزشکارانی که در رشته‎های ‎مختلف ثبت‌نام کرده‏اند، این کار به سختی انجام می‏شود. با وجود تعداد زیاد کلاس ها و چندین پرسنل فعال در باشگاه، مدیر باشگاه گاهی دچار سردرگمی و اشتباه می‎شود. خطای انسانی هم که در هیچ کاری بعید نیست.
دستگاه حضور غیاب باشگاه همان دستگاه کنترل اکسس است. با این تفاوت که کنترل اکسس در سازمان‌ها تنها برای حضور و غیاب کارکنان اداری کاربرد دارد. اما این دستگاه به همراه نرم افزار مدیریت باشگاه به نحوی طراحی شده است که برای مجموعه‌های ورزشی سفارشی سازی شده است تا استفاده‌ی بیشتری از آن داشته باشند.
مزیت های دستگاه حضور غیاب باشگاه

دستگاه کنترل تردد یا حضور غیاب با تکنولوژی روز دنیا پیش رفته است. به همین دلیل می‎تواند کلیه‏ ی نیازهای مدیران باشگاه‌ها را پاسخ بگوید. از مزیت های این سیستم می توان به ارائه‏ ی گزارشات مالی و صندوق، گزارشات تحلیلی و آماری مربوط به باشگاه، ثبت برنامه‎های تمرینی و رژیم غذاییِ ورزشکاران و … اشاره کرد.
یکی از قابلیت‎های ‎برجسته‌ی این سیستم که شامل مجموعه‎ی کاملی از نرم افزار و سخت افزارهای مدرن است، مدیریت از راه دور باشگاه است. به طوری که مدیر باشگاه می تواند با نصب نرم افزارِ نسخه‏ ی موبایل بر روی تلفن همراه خود، تمامی امور مربوط به تردد ورزشکاران، ورود و خروج پرسنل، گزارشات تحلیلی، برنامه‏ی رژیم غذایی، گزارشات مالی و … را تحت نظر داشته باشد. حتی اگر مدیر در سفر خارج از کشور هم باشد، می‎تواند همه ‏ی این موارد را تحت نظر داشته باشد.
همچنین نرم افزار دارای یک نسخه برای ورزشکاران است. با کمک این نرم افزار، ورزشکار می تواند گزارشات مربوط به ثبت‏ نام، آمار جلسات، شهریه‏ ی باشگاه، برنامه‏ ی تمرینی و رژیم غذایی را به راحتی دریافت کند.
تجهیزات مدرن باشگاه که دستگاه حضور غیاب و نرم افزار مدیریت یکی از آنهاست، به همراه مجموعه ای کامل از نرم افزارها عمل می کند. در مجموع این دو بخش به عنوان «سیستم اتوماسیون مجموعه ی ورزشی» نامگذاری می شود.
همه این تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری، همچون یک سیستم عمل می‎کنند. این دو بخش مکمل یکدیگر هستند. نرم افزارهای اتوماسیون باشگاهی، بر روی کامپیوتر نصب می شوند. از سوی دیگر دستگاه حضورغیاب و گیت کنترل تردد، بدون وجود نرم افزارهای مدیریت باشگاه، عمل نمی‏ کنند.
بدیهی است با وجود چنین سیستمی که شامل دستگاه حضور غیاب و نرم‎افزار مدیریت باشگاه در کنار یک گیت کنترل تردد باشگاهی است، ورود افراد ناشناس و کسانی که شهریه‌ی خود را پرداخت نکرده‏ اند، به داخل سالن باشگاه غیرممکن می‌شود.
بدون وجود سیستم اتوماسیون مجموعه‏ ی ورزشی، حتی با وجود آمارگیری، به طور دقیق مشخص نمی‏شود کدام یک از افراد حاضر در سالن مجاز به ورود و کدام یک غیرمجاز بوده‎اند. این امر زمانی اهمیت پیدا می‎کند که قصد محاسبه‌ی دقیق درآمد ماهیانه ‏ی باشگاه را داشته باشید. مشتریان مجاز قطعاً با پرداخت شهریه قادر به عبور از دستگاه گیت هستند. در نتیجه می‌توان به راحتی درآمد باشگاه را محاسبه کرد.
توجه به اینکه روش های دریافت شهریه در باشگاه‌ها به اشکال مختلفی (اعتباری، دوره‌ای، تعداد ساعات کلاس و یا روزانه) صورت می گیرد، محاسبه دقیق در آن‌ها می تواند با استفاده از دستگاه حضور غیاب به همراه مجموعه نرم افزارهای مربوطه، به راحتی انجام شود.